哈尔滨工业大学发文管理办法
（2022年4月14日哈尔滨工业大学2022年第6次校长办公会议审议通过 2022年4月18日哈尔滨工业大学发布）
第一章 总 则
第一条 为加强学校发文管理，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高学校公文处理工作效率和水平，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》和《工业和信息化部机关公文处理办法》等有关规定，结合学校工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法所指公文是以学校名义发布的正式文件和便函。制发公文的过程一般包括草拟、审核、部门会签、校办核稿、签发、复核、缮印、分发、归档等程序。各单位制定的内部文件参照本办法执行。
第三条 学校发文工作遵循精简务实、节约高效、统一管理的原则。
（一）从严控制发文数量。上级文件没有明确配套要求的，一般不再制发配套文件。上级文件明确要求制发配套文件的，起草单位应结合实际直接提出落实措施，不得简单照抄照搬照套、穿靴戴帽，严禁“上下一般粗”，重在抓好上级文件落实。对于专项工作通知、临时性和事务性事项、一般性工作部署类事项等，应采用校园网信息发布，或电话、传真、邮件等形式办理；对于上级机关来函的回复或部门工作、专项工作的上行文应直接以便函形式上报。
（二）严格控制文字篇幅。弘扬短实新文风，做到开门见山、直入主题、宜短则短、意尽文止。规范性文件要突出政治性、思想性、针对性和可操作性，做到简明实用，除中长期规划文件外，其他政策性文件、综合报告等文件原则上不超过5000字（10页以内），专项报告不超过3000字。
（三）非涉密公文原则上要在办公自动化系统（以下简称OA系统）上完成管理过程，涉密公文严格按照保密相关规定以纸质版形式完成管理过程。
（四）学校办公室是学校公文处理工作的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责指导全校各单位的公文处理工作。学校办公室根据学校授权，可以向全校各单位行文，学校其他二级单位不得以学校名义制发公文。
第二章 公文种类、格式和行文规则
第四条 学校常用的公文种类主要有：
（一）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（二）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。
（三）通知。适用于发布、传达要求全校各单位（有关单位）执行或周知事项，批转、转发公文。
（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（五）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第五条 学校公文的内容和格式参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）执行。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第六条 行文应当遵循以下规则：
（一）向上级单位行文为上行文，一般用请示、报告等文种。原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位；请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；除领导直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
（二）向全校各单位或下级单位行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。根据需要可抄送相关单位。
（三）同级或者不相隶属的单位之间行文，为平行文，一般用函等文种。
第三章 草 拟
第七条 草拟公文是指按照公文办理意图起草公文初稿的过程。公文起草应当做到行文理由充分，行文依据准确；符合国家法律法规和党的路线方针政策，并同现行有关公文相衔接；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；文种正确，格式规范；深入调查研究，广泛听取意见。公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
第八条 草拟公文的一般程序是：
（一）拟制初稿。起草单位领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。拟稿人根据要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料。涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。拟稿人要把好公文审核第一道关，坚决杜绝文字错漏和语言表述差错、排版不规范等现象。
（二）发起流程。拟稿人在OA系统中填写发文处理单，涉密公文进行线下流转。发文处理单中标题、拟稿人、拟稿时间、政策依据、缓急程度、是否公开、主送机关等为必填内容，规范性文件还需填写风险评估表。
（三）部门领导审核。起草单位相关负责人是公文拟制工作的第一责任人，按照“谁拟稿、谁负责”的原则，须对文件正文及附件的内容和文字进行认真审核校对，严把政治关、政策关、保密关、文字关，对发文的合法性、准确性负主要领导责任。
（四）相关单位会签。对涉及其他单位职权范围内的公文，起草单位应主动与其他有关职能单位协商、会签，会签单位应积极配合，及时会签。
会签时，会签单位应主要对涉及本单位业务的内容进行审核，起草单位应对会签单位的意见认真研究。一般情况下，对会签的公文，会签单位应填写明确意见，包括同意、不同意、其他意见；如有不同意见，应当提出会签意见，起草单位和会签单位协商一致后再行发文。
第九条 规范性文件行文时需提供文件草案和制定说明，党内规范性文件还需提供备案报告，具体内容参照《哈尔滨工业大学规范性文件管理办法》（哈工大〔2021〕287号）。
第四章 审 核
第十条 学校文件在送学校领导签发前，须经学校办公室核稿，并由学校办公室相关负责人签署意见。核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退回起草单位进行修改。公文审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）行文方式是否妥当，内容是否符合国家法律法规和党的理论、路线、方针、政策，是否充分体现中央最新精神，是否在政治方向、政治立场、政治原则等方面同党中央保持高度一致。
（三）行文内容是否同现行相关文件相衔接，是否存在文件之间不协调、不一致、相抵触等问题。
（四）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
（五）公文格式是否符合《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》规定。
（六）规范性文件还应进行政治性、合法合规性、合理性、规范性审查。具体参照《哈尔滨工业大学规范性文件管理办法》执行。
第十一条 学校办公室依据相关文件要求，定期对各单位公文拟制的差错情况进行通报。
第五章 签 发
第十二条 根据起草单位及文件内容，公文由学校办公室提交给相关校领导进行签发。业务性的专项工作，由分管该项工作的校领导审核签发。涉及全局性工作、重大问题或上报工信部党组、驻部纪检组、黑龙江省委、黑龙江省政府、哈尔滨市委、哈尔滨市政府的文件，须由分管校领导会签、学校主要领导签发。签发后的公文原则上不再改动，特殊情况需作实质性修改的，应当按程序报原签批人复审。
第六章 复核和缮印
第十三条 学校办公室应当在公文正式印制前进行复核。复核时学校办公室应当对所发公文的份数、印发日期、标题、密级等进行登记，并统一编写文号。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第十四条 对复核合格的公文，由学校办公室按照规定的标准格式统一缮印。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，在符合保密要求的场所进行，并严格遵守学校相关保密规定。
第七章 用 印
第十五条 缮印完毕的公文，由学校办公室统一加盖印章。需要使用校级印章的附件由起草单位按照《哈尔滨工业大学印章及证件使用管理规定》（哈工大办〔2021〕298号）要求申请用印。
第八章 分发和发布
第十六条 学校名义印发的正式文件由学校办公室进行发布。起草单位到学校办公室登记领取印制好的公文。除上行文报送、存档等工作需要外，一律不印发纸质版文件，非涉密文件应以电子版形式下发和流转。下发类公文，在征求起草单位同意后，在OA系统上进行公布。
第九章 文件的存档
第十七条 学校名义印发的公文按照有关档案法律法规以及学校档案管理规定，由学校办公室按年度进行归档，相关附件和说明材料一同进行归档。
第十八条 所有纸质和电子版文件材料按年度移交学校档案馆统一管理。
第十章 附 则
第十九条 本办法由学校办公室负责解释。
第二十条 本办法自印发之日起施行。《哈尔滨工业大学关于印发发文管理办法的通知》（哈工大办〔2017〕347号）同时废止。