校办制度

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印信管理工作职责与使用范围

新闻来源:时间:2010-03-22浏览:169

    印章和信证是学校对外联系的标志和行使职权的凭证。中共哈尔滨工业大学委员会、哈尔滨工业大学、党委办公室、校长办公室、学校办公室公章和学校党政领导名章是学校职权方面的合法代表,也是权力的象征,具有法律的性质。信证是联系工作、证明身份、提供凭据的专用文书。加强对印信的管理和严格按规定操作,是学校办公室的重要职责。

    一、印信管理工作的基本职责
    (一)负责学校党政公章及校办、校长办公室印章和学校党政领导名章的管理和使用。凡前来用印者一律凭《哈工大用印审批单》(样式附后)用印,严格按印章管理办法办理印件,做到件件手续完备,章章有据可查,并有权拒绝不符合用印手续或手续不健全者用印。
    (二)保证用印清晰、端正、美观、规范,不错用印种。并妥善保管好印章,保证印章的安全。
    (三)负责审阅、核实用印的内容是否与“用印单”内容相符。
    (四)负责印章的刻制、颁发、启用、停用、存档和销毁工作。及时按学校有关文件规定,做好印签的刻制、启用、销毁、存档工作,并将印模及登记本留存保管好,以便备查。
    (五)负责学校党委、行政介绍信的开具工作。严格按规定开具介绍信,严禁空白介绍信外留,并及时做好各院(系)介绍信的印制工作。
    (六)负责审核以学校各义发出的各类便函和信件工作。
    在确保便函及信件的格式符合公文要求,内容健康,无语法逻辑错误的前题下,再给予用印。
    (七)负责学校“组织机构代码证”复印件及“事业单位法人证书”(包括副本)的复印件的使用与管理工作。
    此项工作应严格按学校管理程序操作,设立两证使用专项审批单(样式附后),并做好登记、编号工作以便备查。
     ( 十)按时完成校办及其他领导交办的各项工作。
    二、印信管理工作与使用范围
    (一)学校党委、行政印章,主要用于发文、颁发证书、奖励证书及其它各种报表等;书记、校长名章,主要用于发放证件,各类报表、合同、协议书等;党委办公室、校长办公室印章主要用于各种证明函件和发文;学校钢印主要用于办理证件(如毕业证、学位证、工作证、学生证、奖励证等等)。学校各院(系)部、处等各部门的印章主要用于各部门和单位内部的文书、报表、证明材料等印信凭据。
    (二)实施归口管理,本着谁主管,谁负责原则,凡需用校印者一律凭“哈工大用印审批单”用印,经分管校长签字批准后方给用印。
    附件:1、哈工大用印审批单式样
          2、哈工大专项用印审批单
           a. 事业单位法人证书复印件
           b. 组织机构代码证复印件
 
哈工大用印审批单
用印文件
名    称
 
用印单位
 
用印单位领导签字
 
用印类别
 
主管部门领导签字
 
用印份数
 
学校主管领导签字
 
用印时间
年 月 日
经 办 人 签 字
 
备    注
 
 
哈工大专项用印审批单
用印文件
名    称
事业单位法人证书(包括副本)复印件
用印单位
 
用印单位领导签字
 
用印份数
 
学校主管领导签字
 
用印时间
年 月 日
经 办 人 签 字
 
备    注
 
 
哈工大专项用印审批单
用印文件
名    称
组织机构代码证复印件
用印单位
 
用印单位领导签字
 
用印份数
 
学校主管领导签字
 
用印时间
年 月 日
经 办 人 签 字
 
备    注
 
    (三)印件哈尔滨工业大学校印采取领导部分授权与领导签批两种方式,凭《哈工大用印审批单》用印。