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学校办公室接待工作

新闻来源:时间:2010-03-23浏览:132

   接待工作是学校搞好对外联系的一项重要工作,学校办公室接待的范围是:党和国家领导人来校视察、上级机关领导、兄弟院校来访以及大型组团访问的重要客人。另外还有院系部处邀请的重要客人和大型专项会议的重要客人,都需要由学校办公室协调接待。同时还包括学校的校庆、“211工程”评估、验收、重点共建等大型涉及到学校发展建设的重大活动,都需要校办协调接待。学校办公室接待人员扮演着十分重要的角色,他们既是本单位或领导的代表,又是各种接待事项的具体办理者。办公室人员对来宾接待工作的好坏,直接反映出一个单位的工作作风和外在形象,也直接体现了办公室人员本身的素质、能力、水平和形象。因此,办公室人员必须十分重视和切实做好接待工作。

一、接待工作的意义

    接待工作是办公室必不可少的重要的日常事务工作。它有利于单位改善外部环境,扩大对外影响,获取各种信息,是一咱无形的公关工作,所以说它是学校工作的六面和窗口,是联系合作的中介桥梁,是领导工作的得力保证。随着我国改革开放的深入发展,市场经济的蓬勃兴起,接待工作愈来愈发挥出它的重要作用,从某种意义上说,接待工作已成为一种潜在的生产力。

(一)搞好接待工作可以使学校改善外部环境

    接待工作是学校与外界发生联系的基本环节,得体的接待工作可以使彼此间建立信任,获得友谊,化解矛盾,消除误会,可以创造出和谐坦诚的合作气氛,树立良好的单位形象,获取更广泛的理解和支持,从而使学校与内外上下各类公众处在非常融洽、积极、健康的关系之中,创造一个良好的外部环境。

(二)可以使学校扩大对外影响

    接待工作是学校与社会公众联系的开端,关系到来访客人对学校的第一印象,直接影响到他们对学校的评价,进而影响学校的声誉和形象。热情、礼貌、耐心、细致的接待能使人宾至如归的感觉,从而留下美好的印象。来访客人则由此观察到学校认真严谨的工作作风和蓬勃向上精神风貌,因而在无形之中也就提高了学校知名度和美誉度,扩大了学校的影响,是不露痕迹的公关活动。

(三)可以使学校获得大量信息

    办公室人员在大量的接待工作中,会接触到各类人员,获得大量通过别的途径难以获得的信息。例如,接待上级或其他管理部门的人员,可以获得有关社会、管理、政策等方面的信息,可以为学校决策提供重要参考;接待下属单位人员,可以获得丰富的管理方面的感性认识,甚至是一些在汇报材料中很难看到的信息,为更好地组织管理提供更全面的信息;接待外来参观访问者,在为客人介绍经验的同时,也可以听到一些对学校有益的经验和教训,可以促进和完善学校的工作。

(四)可以为学校树立良好的形象

    办公室接待人员的工作质量、举止言行,直接代表学校的工作水平,直接影响学校的威信。通过接待人员的工作,可以了解各方面的情况,掌握各种信息,辅助领导管理和决策。可以这样说,透过窗口显示了学校形象,透过窗口汲取了外来的营养。

(五)接待工作是联系合作的桥梁

    改革开放以来,各级行政机关、企事业单位及部门之间的联系日益频繁,单位、部门之间的合作也愈来愈多。参观访问、学术交流、科技推广、办文办事等多项活动,需要多方协作,联合攻关,接待工作就成为学校与行政机关、企事业单位、各部门之间联合协作的桥梁。办公室接待工作在其中起到穿针引线、牵线搭桥的作用,促成它们之间的合作。

(六)便于领导工作的开展

    在工作中,国家级领导和上级主管部门的领导要经常到基层了解情况,视察工作,有的领导在决策之前要深入学校调查研究,在方案实施以后又要实地考察、总结经验,这些都离不开正常的接待工作。所以说做好接待工作是领导顺利完成工作任务的保证。

(七)做好接待工作,也会产生良好的社会效益和经济效益

    在接待工作中,一定要坚持诚恳热情、细致周到的原则,接待的好坏、来访者都会产生深刻的印象,有些硬件没有做到的事情,用这种软件的手段来弥补,也能产生良好的影响,收到良好的社会效益和经济效益,例如,我校在接待香港玩具大享蔡志明先生时,由于接待工作做得得体,蔡先生非常感动,当场为我校追加了300万元的赞助。使我校获得了巨额的经济效益。

二、接待工作的原则

(一)诚恳热情

    诚恳热情的态度是人际交往成功的起点,也是待客之道的首要之点。俗话说:“情暖三冬雪,善招天下客。”热情、友好的言谈举止,会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。因此,对于来访者,不管是上级机关来的,还是下级单位来的,也不管其身份、职位、资历、国籍如何,都应平等相待,诚恳热情,不卑不亢,落落大方。孔子云:“上交不诌,下交不渎。”那种“门难进,脸难看,话难听,事难办”的衙门作风要坚决革除。

(二)讲究礼仪

    我国是礼仪之邦,接待活动作为一项典型的社会交际活动,务必以礼待人,体现高等院校办公室人员较高的礼貌素养。讲究礼仪包括:在仪表方面,要面容清洁,衣着得体,和蔼可亲:在举止方面,要稳重端庄,风度自然,从容大方;在言语方面,要声音适度,语气温和,礼貌文雅。讲究礼仪是个人修养的自然流露和体现,这同虚情假意、矫揉造作是截然不同的。

(三)细致周到

    接待工作的内容往往具体而琐碎,涉及到许多方面的部门和人员。这就要求办公室人员在接待工作中要开动脑筋,综合考虑,把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终,也就是要一环扣一环,一丝不苟地做好每一件事,切忌有头无尾,缺少章法。比如说,接到一个任务后,不能慌张忙乱,而是弄清情况,做好准备工作,同时可以拟订出完整的接待方案报领导审批,然后按领导审批后的方案一一加以落实,使客人感到宾至如归,处处感到方便。假如某一个环节没考虑周全,就容易使人感到不热情、不重视,以至影响全局。

(四)勤俭节约

    接待工作在某种意义上是一项消费活动,需要人力、物力、财力的投入。办公室接待人员应厉行节约,精打细算,勤俭务实,不搞形式主义、摆阔气、讲排场、大吃大喝、奢侈铺张的不正之风,尽可能少花钱多办事。

(五)保守秘密

    办公室人员在重要的接待工作中,往往参与、接触到一些机要事务、重要会议、秘密文电资料等,所以要特别注意保密工作。在接待各色人等,迎来送往的过程中,尤其要注意言谈举止的分寸,注意内外有别,严守学校秘密。