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哈尔滨工业大学《党委和行政公文处理条例》的实施细则

新闻来源:校办时间:2010-03-23浏览:77

第一章  总则
第一条  为使我校党委、行政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》,结合我校实际情况,制定本办法。
第二条  党的机关公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。我校党的机关必须认真贯彻《中国共产党机关公文处理条例》,切实做好公文处理工作。
第三条  行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。我校行政公文处理应认真实施《国家行政机关公文处理办法》国发[2000]23号,使公文处理的恰到好处。更加规范化、制度化、科学化。
第四条  公文处理指公文的办法、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全;公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第五条  各职能部门的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第六条  学校办公室(两办合一机构)是我校公文处理的管理机构,主管并指导学校党委、行政的公文处理工作。学校办公室文印办公室具体负责公文处理工作。
第二章  公文种类
第七条  学校党委的公文种类主要有:
(一)决议  用于对会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定  用于对重要事项做出决策和安排。
(三)指示  用于对下级党委布置工作,提出开展工作的原则和要求。
(四)意见  用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知  用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布要求下级党委办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(六)通报  用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(七)公报  用于公开发布重要决定或者重大事件。
(八)报告  用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。
(九)请示  用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复  用于答复下级机关党委的请示。
(十一)条例  用于学校党委制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
(十二)规定  用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十三)函  用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十四)会议纪要  用于记载会议主要精神和议定事项。

第八条  行政机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适和于各国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式
第九条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识。发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关文字号。
(五)签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点。公文标题一般不超过39个字。
(七)主送机关。主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)正文。正文要简明扼要有理有据、条理清楚。
(九)附件说明。公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(十)印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。党委、行政联合发布的公文,党委章在前,行政章在后。
(十一)成文时期。成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
(十二)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项)应当加括号标注。
(十三)主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标主题词。
(十四)抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
第十条  印发机关和印发日期。学校办公室打字室是学校党委、行政公文的印制部门;印发时期以公文付印日期为准。
第十一条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210�×297�),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章  行文规则
第十二条  行文应当有必要,注重效用。
第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十四条  “请示”应当一文一事:一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第十五条  除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以哈尔滨工业大学名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十六条  学校各职能部门有权要求学校直接行文(上报或下发);各院(系)、部、处部门之间非隶属关系的平行单位不可相互行文或直接对外行文(一般业务联系和知照性通知,一般性来函的复函等特殊情况除外)。
第五章  发文处理
第十七条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条  草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确定,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式。应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十九条  公文送负责人签发前,应当由学校办公室文印办进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十条  公文办理程序:主办部门拟稿―填写党委或行政公文处理单―部门领导核稿签批―学校办公室文印办核稿―校领导签发―学校办公室文印办编号、印制―主办部门复稿―学校办公室文印室用印―学校办公室文印室或主管部门上报或下发。
第二十一条  以学校名义制发的上行文,由学校主要负责人或者主持本项工作的负责人签发。对于上报的重要文件“请示”“报告”需经学校办公室主任会签,并报书记(党委文件)或校长(行政文件)签发;以学校名义或学校办公室名义制发的下行文或平行文,由学校主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十二条  公文正式印制前,学校文印室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章  收文办理
第二十三条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十四条  收到上级机关下发的公文,由学校办公室提出拟办意见,送校领导批示后办理。
第二十五条  学校领导批至有关部门办理的公文,承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,即如遇特殊原因,应当及时予以说明。
第二十六条  在文件传阅过程中,学校办公室机要秘书负责催办,做到随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。文件经承办部门传阅后及时退回学校办公室阅文室。
第二十七条  送负责人批示或者交有关部门办理的公文,学校办公室机要秘书要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第二十八条  秘密公文应当通过机要交通或机要通信传递、密电传输或者计算机网络加密传输,不得密电明传,明电密电混用。
第七章  公文归档
第二十九条  公文输完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系,特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映哈尔滨工业大学的主要工作情况,便于保管和利用。
第三十一条 归档范围内的公文应当按照有关规定定期向学校档案馆移交。
第三十二条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章  公文管理
第三十三条  公文由学校有关部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十四条  文秘部门应当建立健全学校公文处理的有关制度。
第三十五条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经学校领导或者学校办公室负责人批准可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第三十六条  公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
第三十七条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第三十八条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经学校办公室主负责人批准,可以销毁。
第三十九条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第四十条  机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条  密码电报的使用和管理,按照有关规定2。规定不得密电明复、明电密电混用。
第九章  附则
第四十二条   本办法由学校办公室负责解释。
第四十三条  本办法自2002年10月10日起施行。